Les choses à savoir pour bien choisir son chatbot d’entreprise

Face aux charges de travail importantes, l’automatisation de certaines tâches est une réponse toute trouvée. Puisqu’elle permettra à vos collaborateurs de devenir acteurs de leur environnement professionnel, l’adoption d’un chatbot d’entreprise pourrait vous rendre bien des services. On s’empresse de vous dire pourquoi.

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Le chatbot pour les nuls

Chatbot. Ce terme est aujourd’hui entre les lèvres de toutes les entreprises soucieuses d’exploiter pleinement les bienfaits du virage numérique. 

Également connu sous le nom d’agent conversationnel, le bot est un logiciel capable de simuler une discussion avec un être humain par l’intermédiaire d’arborescences de décisions. Par souci d’exhaustivité, prenons la peine de distinguer : 

🗣 Le voicebot, qui assure la continuité du dialogue oral grâce à un programme de reconnaissance vocale (Dis, Siri !)

💻 Le chatbot, capable quant à lui d’interagir avec l’utilisateur par l’écrit. Les sociétés déploient aujourd’hui massivement ce type de solution.

Selon les informations recueillies par Business Insider, le marché des chatbots d’entreprise représentait environ 2,6 milliards de dollars en 2019. Il pourrait valoir 4 fois plus à l’horizon 2024. 

Preuve de cet engouement sans précédent pour cette solution ? Par l’intermédiaire d’un service dédié, Microsoft propose aujourd’hui aux organisations de développer elles-mêmes leur propre robot conversationnel. Une opportunité que MerciYanis n’a pas manqué de saisir ! 

Bon à savoir : La popularité du chatbot boostée par la Covid-19

La crise sanitaire a engendré de nouvelles façons de penser le monde de l'entreprise. Face à l’émergence du télétravail et des postes en full remote, le déploiement d’outils capables de donner aux utilisateurs des réponses rapides fait sens. L’agent conversationnel présente l’avantage d’être disponible 7 j/7 et 24 h/24. 

Le chatbot en entreprise, à quoi ça sert ? 

Quelle est l’utilité d’un agent conversationnel en entreprise, nous direz-vous ? Il répond à trois besoins principaux : 

🙋 Optimiser la relation client : accessible depuis le site de l’entreprise, le chatbot favorise l’accès à l’information. Il fournit à l’utilisateur une réponse adaptée à sa demande. Il reprend alors la fonction autrefois attribuée à la « foire aux questions ». Une FAQ 2.0 sous stéroïdes, si vous nous excusez l’expression !

📄 Fluidifier les flux d’informations au sein de l’entreprise : en interne, un chatbot met les documents les plus fréquemment demandés à disposition des collaborateurs. Cette prise d’autonomie dispense certains employés de tâches chronophages. Très exposés aux questions récurrentes, les informaticiens et les services généraux en bénéficient, par exemple, grandement.

⚠️ Faire remonter un incident aux services généraux : chez MerciYanis, le chatbot permet aux utilisateurs de déclarer un incident depuis leur outil de communication favori, à l’image de Microsoft Teams ou de Slack. Les collaborateurs peuvent suivre en temps réel l’avancée de leur demande. Comme la détection automatique par les capteurs et le signalement par les boutons connectés, le chatbot permet de faire remonter rapidement un problème technique au personnel compétent. Ces solutions sont donc parfaitement complémentaires.

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3 critères à prendre en compte pour choisir son chatbot

Vous souhaitez sauter le pas et déployer un chatbot au sein de votre entreprise ? Prenez en compte ces quelques critères !‍

La qualité de l’expérience utilisateur

Quand il est question d’avancée technologique, l’expérience utilisateur prime toujours. Pour être adopté par l’équipe, votre chatbot devra donc être convivial, intuitif et agréable à utiliser. Une attention particulière sera donnée à la charte graphique et à la personnalisation de l’interface. L’idée est ici de rendre le programme suffisamment attrayant pour que le collaborateur engage la conversation aussi naturellement qu’il le ferait avec un(e) collègue.

La capacité d’apprentissage 

Un chatbot interne doit, a minima, être en mesure de regrouper, sur une même interface, les réponses aux questions les plus régulièrement posées par les utilisateurs. Certains d’entre eux sont capables d’affiner leur comportement au gré de l’expérience acquise. Cette faculté d’apprentissage est une illustration parfaite des bienfaits de l’Intelligence Artificielle et du Machine Learning.

La sécurisation des données

Les données échangées au sein d’une organisation sont sensibles. Pour éviter toute fuite, il est essentiel d’opter pour un chatbot d’entreprise parfaitement sécurisé. Chez MerciYanis, nous sommes fiers d’avoir récemment obtenu la certification Microsoft. Alignée avec les dernières règles en matière de cybersécurité, cette certification permet de garantir l’intégrité de vos informations. 

Bon à savoir : Les 2 grands types de chatbot d’entreprise

• Le « chatbot scripté » répond aux questions utilisateurs via des circuits préétablis. Simple à déployer et financièrement intéressant, il montre parfois quelques limites face aux problématiques plus complexes. Une intervention humaine est alors nécessaire.
• Le « chatbot apprenant » adapte, quant à lui, son comportement après analyse automatisée des données. Il tire parti de l’intelligence artificielle pour interpréter la sémantique des questions utilisateurs et pour leur fournir les réponses les plus probables.

L’agent conversationnel débarque chez vous ! 

Interrogations sur un nouvel outil informatique, demandes de congés, recherche de contacts, questions sur le télétravail, relance sur le dysfonctionnement d’un ordinateur, d’une climatisation ou d’un interrupteur : chez MerciYanis, le chatbot d’entreprise se fait multitâche ! 

Convivial, rapidement déployable et facile à adopter, notre agent conversationnel permettra à vos équipes de signaler, en quelques secondes, la survenue d’un incident. Vos collaborateurs seront ensuite notifiés de l’avancée de leur requête (via Teams ou Slack).

Les signalements sont également centralisés sur la plateforme MerciYanis (native ou intégrée à votre GMAO existante), qui vous permettra d’interagir directement avec votre équipe ! Eh oui ! C’est aussi comme ça que nous souhaitons réinventer la communication au sein de l’entreprise. Grâce à nous, la collecte des demandes collaborateurs n’aura jamais été aussi simple.

⭐️ Petit bonus : Puisqu’une bonne nouvelle n’arrive jamais seule, notre chatbot est également capable de transmettre à vos collaborateurs les documents les plus fréquemment demandés.

Chatbot ? Jackpot !